Honor tutor paling aman dihitung dari satu catatan sesi yang sama dengan absensi: setiap sesi yang benar-benar terjadi langsung menjadi baris honor dengan tarifnya. Di akhir bulan pemilik tidak lagi merekap, cukup mengecek pengecualian dan menyetujui.
Di banyak bimbel, honor dihitung di akhir bulan dari beberapa sumber yang berbeda: jadwal di spreadsheet, absensi di buku atau grup WhatsApp, dan catatan pengganti di kepala admin. Pemilik atau admin lalu mencocokkan semuanya satu per satu.
Masalahnya bukan hitungannya. Masalahnya adalah sumbernya terpisah. Jadwal berkata satu hal, absensi berkata hal lain, dan sesi pengganti sering tidak tercatat di mana pun. Akibatnya ada tutor yang kurang dibayar, ada yang dobel, dan pemilik menghabiskan malam untuk merekap.
Dari sesi yang benar-benar terjadi, bukan dari jadwal. Satu sesi adalah satu baris catatan yang berisi:
Kalau absensi dan honor memakai catatan yang sama, setiap kali tutor mengisi absensi, baris honornya ikut terbentuk. Tidak ada rekap terpisah yang perlu dicocokkan.
Ketiganya bisa dipakai, asalkan ditulis sebagai aturan yang jelas:
Misalnya, sebuah bimbel bisa memakai tarif per sesi untuk kelas reguler dan tarif per jam untuk persiapan ujian. Yang penting, aturan tarif ditulis sekali di satu tempat, lalu dipakai otomatis untuk setiap sesi. Jangan dihitung ulang dari ingatan setiap bulan.
Di sinilah rekap manual paling sering salah. Buat aturan sederhana:
Dengan aturan ini, honor selalu mengikuti siapa yang benar-benar mengajar. Tutor pengganti tidak terlewat, dan tutor yang berhalangan tidak terbayar dua kali.
Pemilik tetap memegang keputusan, tetapi tidak lagi mengerjakan rekap. Alurnya:
Pekerjaan pemilik berubah dari menghitung menjadi memutuskan. Itu inti dari sistem operasi bisnis: agen dan sistem mengerjakan rutinitas, Anda menyetujui.
Anda tidak perlu mengganti semuanya sekaligus. Mulailah dari sini:
Kalau bimbel Anda punya beberapa cabang atau banyak tutor, langkah yang sama berlaku. Hanya tarif dan penanggung jawab per cabang yang berbeda.
TXC memasang sistem operasi untuk lembaga kursus dan bimbel: absensi, laporan ke orang tua, honor tutor, tagihan, dan jadwal dalam satu sistem, dengan pemilik menyetujui yang menyangkut uang. Kami mulai dari Audit OS (OS Audit) untuk memetakan proses Anda, lalu Pasang OS (OS Install) untuk 2–3 proses pertama.
Ingin tahu bagian mana dari bimbel Anda yang paling bergantung pada Anda? Coba asesmen gratis enam pertanyaan.
Hitung per sesi, bayar per bulan. Setiap sesi yang terjadi dicatat dengan tarifnya, lalu semua sesi dalam satu bulan dijumlahkan menjadi rekap yang dibayarkan.
Sesi pengganti dicatat sebagai sesi baru dengan keterangan pengganti, dan sesi yang batal ditandai batal. Honor mengikuti sesi yang benar-benar terjadi, bukan jadwal awal.
Bisa. Tutor melihat daftar sesinya sendiri sebelum rekap disetujui, sehingga selisih ketahuan sebelum uang dibayarkan, bukan sesudahnya.
Tidak harus. Tutor cukup mengisi absensi sesi di satu tempat yang mudah dibuka dari ponsel; spreadsheet dan WhatsApp yang sudah dipakai tetap bisa dipakai.
Aturan tarif ditulis sekali dan berlaku untuk semua sesi. Potongan, bonus dan tarif khusus yang di luar aturan selalu menunggu persetujuan pemilik.